● 10/06/2026
ANA est une plateforme SaaS centralisée qui transforme la gestion administrative des concessions automobiles. Développée par My ANA Pro, cette solution dématérialise 100 % des dossiers liés aux transactions de véhicules neufs (VN), véhicules de démonstration (VD) et véhicules d’occasion (VO), tout en centralisant l’ensemble des documents numériques nécessaires au bon déroulement des ventes.
Concrètement, ANA adapte automatiquement la liste des pièces requises selon le type de transaction et le profil du client. L’outil collecte et structure l’ensemble des justificatifs : pièces d’identité, justificatifs de domicile, factures, bulletins de paie, contrats de financement et documents liés aux garanties. Cette centralisation permet aux entreprises de gagner un temps précieux et d’offrir une meilleure réactivité à leurs clients.
ANA fonctionne comme un hub documentaire unique pour les équipes commerciales et administratives. La plateforme s’intègre nativement avec les CRM du marché grâce à des API et des technologies OCR qui automatisent la capture et l’extraction des données. Cette interopérabilité s’étend également aux plateformes telles qu’OpenFlex, WAFY et Planet VO², facilitant ainsi les échanges entre les différents outils métier sans rupture de flux.
Chaque document est tracé dès sa réception. ANA historise toutes les actions réalisées par les utilisateurs (réception, validation, modification, envoi), ce qui permet d’assurer une traçabilité complète des dossiers. Cette fonctionnalité se révèle particulièrement utile lors des audits à distance menés par des organismes comme DEKRA ou KPMG, qui peuvent vérifier la conformité des processus sans nécessiter de déplacement physique.
L’Intelligence Artificielle intégrée à ANA joue un rôle central dans la vérification de la conformité des documents numériques. Le système détecte automatiquement le format des fichiers reçus, contrôle leur validité (notamment les dates d’expiration pour les pièces d’identité ou les attestations d’assurance) et signale toute anomalie avant même que le dossier ne soit finalisé.
Cette vérification automatisée réduit considérablement les risques d’erreurs humaines et accélère le traitement des dossiers. Lorsqu’un document ne répond pas aux critères attendus, l’IA génère une alerte et oriente l’utilisateur vers les actions correctives à mener. Le système propose également des workflows adaptés selon les rôles (secrétaire, manager, vendeur), ce qui fluidifie la collaboration interne et garantit que chaque étape administrative soit traitée par la bonne personne, au bon moment.
La norme NF Z 42-020, publiée par l’AFNOR, définit les spécifications fonctionnelles minimales que doit posséder un composant coffre-fort numérique destiné à garantir l’intégrité des informations dans le temps. Elle encadre précisément les mécanismes d’archivage électronique pour assurer une conservation pérenne et probante des documents.
Cette norme impose quatre piliers fondamentaux. D’abord, l’intégrité des données : chaque document archivé doit être protégé contre toute altération, volontaire ou accidentelle, grâce à des scellements numériques. Ensuite, la traçabilité complète : toutes les opérations effectuées sur les documents (dépôt, consultation, modification, suppression) doivent être enregistrées et horodatées de manière inaltérable. Troisième exigence, la pérennité de l’archivage : les documents doivent rester accessibles et lisibles sur de longues durées, indépendamment de l’évolution des formats et des technologies. Enfin, le scellement numérique garantit la valeur probante des documents archivés en cas de litige ou d’audit.
Le cadre réglementaire français renforce ces exigences. Les décrets du code des postes et des communications électroniques de 2018 précisent les modalités de mise en œuvre des coffres-forts numériques, notamment les mesures de sécurité adaptées et les conditions de récupération des données. L’ANSSI joue un rôle central dans la certification de ces services, vérifiant leur conformité aux exigences de sécurité et de traçabilité.
| Exigence NF Z 42-020 | Réponse ANA via coffre-fort MISIV |
|---|---|
| Intégrité des données | Scellement numérique de chaque document archivé, protection contre toute altération |
| Traçabilité des opérations | Enregistrement et horodatage de toutes les actions (dépôt, consultation, modification) |
| Pérennité de l’archivage | Conservation long terme avec accessibilité garantie, indépendamment des évolutions technologiques |
| Valeur probante | Archivage certifié permettant audits à distance (DEKRA, KPMG) et production de preuves recevables |
Le secrétariat dématérialisé ANA répond à l’ensemble de ces exigences grâce à sa connexion automatique avec le coffre-fort MiSIV de Nextlane. Cette architecture technique permet d’archiver de manière sécurisée l’intégralité des documents liés aux dossiers automobiles : pièces d’identité, justificatifs de domicile, certificats d’immatriculation, contrats, et toute autre pièce justificative.
Concrètement, dès qu’un document est collecté et validé par l’intelligence artificielle d’ANA (vérification du format et de la période de validité), il est automatiquement transféré vers le coffre-fort MiSIV pour archivage conforme. Chaque action est historisée avec précision : qui a déposé le document, quand, depuis quel poste, et avec quel résultat de validation. Cette traçabilité granulaire répond aux obligations de conservation des documents commerciaux et facilite les audits à distance menés par les organismes certificateurs comme DEKRA ou KPMG dans le cadre des certificats de conformité constructeurs.
Cette conformité aux normes renforce la valeur probante des dossiers archivés. En cas de contrôle administratif ou de litige, les distributeurs automobiles peuvent produire des preuves documentaires recevables, protégeant ainsi leur responsabilité et celle de leurs clients. L’intégration d’ANA avec MISIV se fait de manière transparente, sans coût API additionnel pour les concessions, et garantit une standardisation des processus d’archivage sur l’ensemble du réseau.
Le déploiement de la certification NF Z 42-020 pour ANA repose sur une collaboration technique entre My ANA Pro et l’éditeur Nextlane, spécialisé dans les solutions digitales pour le secteur automobile. Ce partenariat permet d’associer les capacités de centralisation et de dématérialisation d’ANA à une infrastructure d’archivage sécurisé certifiée, garantissant ainsi une chaîne de valeur complète pour les distributeurs.
MiSIV constitue le cœur technique de cette architecture d’archivage. Cette solution assure la connexion automatique entre ANA et le coffre-fort numérique certifié. Concrètement, une fois que les documents sont collectés et vérifiés par l’IA d’ANA, ils sont transmis vers MiSIV qui se charge de leur archivage conforme. Chaque document fait l’objet d’un scellement numérique horodaté, garantissant son intégrité et sa traçabilité dans le temps.
Cette automatisation élimine les interventions manuelles et réduit drastiquement les risques d’erreur ou de perte de pièces justificatives. Pour les distributeurs, cela signifie que chaque contrat, chaque pièce d’identité ou justificatif de domicile lié à une transaction est archivé de manière probante, accessible pour les audits à distance et protégé contre toute altération.
L’un des atouts majeurs de cette solution réside dans sa capacité à s’intégrer aux outils existants des distributeurs sans bouleverser leurs processus. ANA s’interface avec les CRM et DMS via API ou OCR, permettant une collecte fluide des données et une mise en œuvre rapide. Cette interopérabilité native avec les principaux systèmes de gestion du secteur automobile (notamment OpenFlex, WAFY et Planet VO²) facilite le déploiement de l’outil au sein des concessions, quelle que soit leur taille.
Autre point notable : cette intégration se fait sans coût API additionnel pour les distributeurs, ce qui simplifie l’adoption et réduit les barrières à l’entrée. La standardisation des processus qui en découle permet de réduire les risques de non-conformité et d’assurer une homogénéité dans la gestion des dossiers, tout en offrant aux équipes un outil unique pour piloter l’ensemble de leurs opérations administratives.
Lorsqu’un document arrive dans ANA, il suit un parcours structuré qui garantit sa conformité et sa sécurité. La plateforme réceptionne d’abord le fichier, qu’il s’agisse d’une pièce d’identité, d’un justificatif de domicile ou d’un contrat commercial. L’intelligence artificielle intégrée prend alors le relais pour vérifier automatiquement le format du document et sa période de validité.
Une fois cette vérification effectuée, le document est transmis au coffre-fort MiSIV pour un archivage automatique et sécurisé. Cette connexion entre ANA et MiSIV s’opère de manière fluide, sans intervention manuelle. Le chiffrement des données s’applique dès le transfert, garantissant que seules les personnes accréditées peuvent y accéder via des clés de déchiffrement dédiées.
L’accès au coffre-fort électronique reste simple pour les utilisateurs autorisés : la plateforme est utilisable depuis n’importe quel poste connecté : la plateforme est utilisable depuis n’importe quel poste connecté, que ce soit au bureau ou en déplacement. Cette accessibilité n’entame en rien la confidentialité des informations, puisque chaque consultation nécessite une authentification préalable et respecte les protocoles de sécurité définis.
Chaque action réalisée sur un document dans l’écosystème ANA est historisée et horodatée. Cette traçabilité granulaire permet de savoir qui a consulté, modifié ou validé un fichier, à quel moment et depuis quel poste. Les informations sont scellées numériquement, garantissant qu’aucune modification rétroactive ne peut altérer l’historique.
Cette architecture rend possibles les audits à distance par des organismes certifiés comme DEKRA ou KPMG. Les auditeurs peuvent vérifier la conformité des dossiers et la validité des processus sans se déplacer physiquement dans les concessions. L’archivage conforme au sein du coffre-fort MISIV leur offre une visibilité complète sur le cycle de vie des documents.
Pour les distributeurs automobiles, cette capacité d’audit à distance représente un gain de temps considérable et une réduction des contraintes logistiques. Les constructeurs peuvent également s’appuyer sur ces coffres-forts numériques pour s’assurer que leurs partenaires respectent les exigences réglementaires et commerciales. La traçabilité devient ainsi un atout stratégique pour renforcer la confiance dans l’ensemble de la chaîne de distribution.
Pour les distributeurs automobiles, l’adoption d’un coffre-fort numérique certifié représente bien plus qu’une simple mise en conformité technique. C’est un véritable levier de transformation qui touche à la fois la gestion réglementaire, l’efficacité opérationnelle et la relation de confiance avec les constructeurs et les clients.
L’archivage via un coffre-fort numérique certifié NF Z 42-020 permet aux distributeurs de répondre aux exigences réglementaires de manière structurée et vérifiable. Depuis août 2025, l’archivage des dossiers d’immatriculation dans un coffre-fort conforme est devenu obligatoire pour les professionnels habilités SIV, avec une durée minimale de conservation de cinq ans. Cette obligation couvre l’ensemble des pièces justificatives : pièces d’identité, justificatifs de domicile, certificats de cession, mandats et documents complémentaires.
Avec ANA et le coffre-fort MiSIV, chaque action est horodatée et scellée numériquement, garantissant une traçabilité complète et une conservation probatoire des documents. Cette architecture facilite grandement les audits à distance menés par DEKRA ou KPMG, puisque tous les dossiers sont accessibles de manière sécurisée et structurée. En cas de contrôle préfectoral ou de litige, les distributeurs disposent d’un historique exhaustif et incontestable.
Par ailleurs, la conformité au RGPD est assurée par le chiffrement des données personnelles des clients. Seules les personnes accréditées peuvent accéder aux documents via des clés de déchiffrement, réduisant ainsi les risques de fuite ou d’usage non autorisé.
Au-delà de la conformité, le coffre-fort numérique ANA génère des gains de temps considérables pour les secrétaires et les équipes commerciales. La dématérialisation à 100 % des dossiers supprime les tâches chronophages liées à la manipulation, au classement et à la recherche de documents papier. Les secrétaires peuvent désormais traiter entre 450 et 1 200 dossiers par an, contre 450 en moyenne avec un système papier classique.
L’intelligence artificielle intégrée à ANA vérifie automatiquement la conformité des documents (format, période de validité), ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement des dossiers. Les équipes n’ont plus à relancer manuellement les clients pour des pièces manquantes ou non conformes : ANA adapte la liste des documents requis selon chaque transaction et envoie automatiquement les demandes via un lien sécurisé.
La centralisation des dossiers permet également de travailler à distance sur plusieurs sites, sans déplacement physique. Cette flexibilité améliore la réactivité des équipes et fluidifie la communication interne. Enfin, l’intégration avec les CRM via API et OCR élimine les doubles saisies et garantit une synchronisation en temps réel des données.
Bénéfices clés pour un distributeur automobile :
Dans l’automobile, le coffre-fort numérique sert à archiver et sécuriser tous les documents liés aux transactions commerciales et administratives. Concrètement, il centralise les dossiers de véhicules neufs, d’occasion et de véhicules de démonstration, ainsi que les pièces d’identité, les contrats de vente, les mandats et les justificatifs clients. Grâce à la conformité NF Z 42-020, chaque document conservé bénéficie d’une valeur probante garantie, ce qui facilite les audits et renforce la confiance des constructeurs. Le coffre-fort numérique professionnel assure également la traçabilité complète de chaque action, horodatée et scellée, pour répondre aux obligations légales en matière d’archivage.
Le processus est simplifié et automatisé. ANA collecte automatiquement les documents nécessaires à chaque transaction, puis l’intelligence artificielle vérifie leur conformité (format, période de validité, exhaustivité). Une fois validés, les documents sont transférés vers le coffre-fort MISIV certifié, où ils sont scellés numériquement et archivés de manière sécurisée. Vous pouvez vous connecter depuis n’importe quel navigateur web (Chrome, Firefox, Safari) ou via l’application mobile dédiée, disponible sur iOS et Android. Chaque action est tracée et horodatée, ce qui garantit une transparence totale et facilite les audits à distance.
ANA répond à plusieurs cadres réglementaires majeurs. D’abord, le RGPD, qui impose la protection des données personnelles et la traçabilité de leur traitement. Ensuite, le code des postes et des communications électroniques, renforcé par les décrets de 2018 qui encadrent les services de coffre-fort numérique. Enfin, les obligations légales de conservation des documents commerciaux, fiscaux et administratifs pendant les durées légales requises. Le coffre-fort certifié NF Z 42-020 garantit l’intégrité, la pérennité et la valeur probante des documents archivés, tout en permettant leur récupération sécurisée en cas de besoin.
Toutes nos solutions selon votre activité principale :
Vous souhaitez professionnaliser votre activité Reprise
Le cœur de votre business se concentre sur le Véhicule d’Occasion
Vous avez une activité mixte qui couvre la vente de VN et de VO
Exploitez le potentiel de votre base client et capitalisez sur la génération de leads
Toutes nos expertises au sein
d’une plateforme modulaire :
